Ufficio Segreteria Didattica
Ufficio Segreteria didattica
Ai fini della conformità al Regolamento europeo del trattamento dei dati personali, le attività principali dell’ufficio includono:
- l’applicazione delle dichiarazioni di presa visione delle informative all’interno delle modulistiche;
- la gestione delle liberatorie necessarie per le attività che coinvolgono le studentesse e gli studenti e relativi consensi per l’utilizzo delle immagini;
- la tutela dei dati durante i processi di selezione degli esami di ammissione;
- la segnalazione di qualsiasi problematica o incidente legati alla privacy del personale.
Note operative
— Procedure concorsuali e graduatorie
Nelle procedure selettive degli esami di ammissione, la Segreteria didattica deve inserire nel testo del bando un apposito articolo riguardante il “Trattamento dei dati personali” (vd. tabella in calce, alla voce "Procedure selettive esami di ammissione").
Le graduatorie dovranno essere pubblicate in forma anonima, utilizzando esclusivamente il codice identificativo assegnato al candidato nel momento in cui ha inoltrato la propria candidatura.
Negli esami di ammissione, pertanto, si dovrà procedere con:
- Elenco dei candidati ammessi a sostenere la selezione: prevede la pubblicazione dei soli codici identificativi assegnati e va stilato in ordine alfabetico;
- Elenco dei candidati ammessi a sostenere il colloquio: prevede la pubblicazione dei soli codici identificativi assegnati e va stilato in ordine alfabetico;
- Graduatoria finale sia del 1° che del 2° turno: prevede la pubblicazione dei soli codici identificativi assegnati e va stilata in ordine di punteggio.
Al termine del 2° turno di selezione e dopo aver pubblicato la graduatoria finale del 2° turno, andrà predisposto un documento attestante i nomi e i cognomi degli studenti che compongono la classe.
— Liberatorie
Per quanto riguarda il modello della liberatoria per la cessione dei diritti di utilizzo della propria immagine, la Segreteria didattica utilizza esclusivamente i modelli ufficiali approvati dal Team Privacy, pubblicati sul sito della Privacy al link https://privacy.isiaurbino.net/08-liberatoria-immagini/.
La Segreteria didattica è tenuta a gestire il registro dei consensi (in formato digitale o cartaceo) di ciascuna studentessa o studente per:
- l'assenso alla liberatoria e relativa data;
- l'eventuale dissenso;
- le possibili revoche del consenso, che potrebbero pervenire in un momento successivo.
La Segreteria didattica è tenuta a segnalare tempestivamente qualsiasi problematica o incidente legato alla privacy al Team Privacy, al fine di consentire una rapida valutazione e l’adozione di eventuali misure correttive.
— Gestione della carriera alias
All'interno del sito della Privacy di ISIA Urbino è possibile consultare un documento dedicato alle "Linee guida per la gestione della carriera alias".
— Adozione di nuove piattaforme digitali
Quando vengono introdotte nuove piattaforme digitali o aggiornamenti dei sistemi informatici didattici, la Segreteria Didattica collabora con il Team Privacy e con i fornitori esterni per verificare che tali strumenti rispettino i requisiti di sicurezza e i principi del GDPR.
Ogni modifica o implementazione deve essere accompagnata da una valutazione preventiva della privacy, che consideri la natura dei dati trattati e le misure di protezione adottate.
— Gestione delle problematiche
La Segreteria Didattica è tenuta a segnalare tempestivamente qualsiasi problematica o incidente legato alla privacy degli studenti al Team Privacy, al fine di consentire una rapida valutazione e l’adozione di eventuali misure correttive.
Azioni operative
| Attività | Cosa fare |
|---|---|
| Procedure selettive esami di ammissione | Inserire nel bando apposito articolo sul trattamento dati: Trattamento dei dati personali Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento – UE 2016/679 (GDPR), i dati personali forniti dalle/dai candidate/i saranno raccolti negli Uffici dell’Istituto Superiore per le Industrie Artistiche di Urbino e trattati in forma cartacea e informatica per le finalità di gestione della procedura del presente bando. L’informativa del trattamento dei dati personali è consultabile al seguente link: https://privacy.isiaurbino.net/assets/ISIAU-Informativa%20procedure%20selettive-concorsuali-valutazioni%20comparative.pdf e nel modulo di domanda la relativa dichiarazione di presa visione dell'Informativa del trattamento dei dati personali, consultabile al seguente link: https://privacy.isiaurbino.net/assets/ISIAU-Informativa%20procedure%20selettive-concorsuali-valutazioni%20comparative.pdf |
| Compilazione graduatorie | Gli elenchi e le graduatorie devono essere compilati usando esclusivamente i codici identificativi assegnati ai candidati |